Bedrijfsvoering

In januari 2020 zijn leidinggevenden begonnen met een leertraject. Leidinggevenden creëren de juiste voorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers. Daarom starten we met leiderschapsontwikkeling. In fase 1 bepalen we wat de rol van leidinggevenden is (individueel en collectief) om effectief te kunnen sturen op de (integrale) opgaven. Ook kijken we in deze fase welke ontwikkeling van de leidinggevenden zelf nodig is.

De aanpak is leren in de praktijk. Aan de hand van vijf concrete integrale opgaven leren leidinggevenden wat het sturen op integrale opgaven van hen vraagt. De vier ontwikkelpunten zijn hierbij leidend:

• Een lerende organisatie waar medewerkers in en van het werk en van elkaar leren en reflecteren op proces en resultaat
• Integraal samenwerken langs de opgaven.
• Het versterken van strategisch vermogen en dit te koppelen aan daadkracht
• Bewustzijn van het politiek proces

Deze zijn randvoorwaardelijk om tot een goed eindresultaat te komen. Door de directe koppeling met de praktijk is dit meteen ook een ontwikkelproces voor medewerkers.

In januari 2020 is gestart met 2 opgaven: Pact Poelenburg - Peldersveld en de samenwerking in de ketens Zorg en Veiligheid. De aanpak wordt tussentijds geëvalueerd en met die inzichten wordt het leerproces op de 3 volgende opgaven vormgegeven.

Doel 2: De organisatie van Zaanstad zoekt actief het contact met de stad

We werken samen met onze collega’s, inwoners, en ondernemers aan de ontwikkeling van de stad. We hebben elkaar daarbij nodig. Dat doen we als gemeente vanuit verschillende rollen, maar áltijd in relatie tot de inwoners en ondernemers van onze stad.

Dit vraagt om een grondhouding waarbij we:

• luisteren en elkaar informeren,
• ons in de ander verplaatsen en in gesprek gaan,
• oog hebben voor elkaars belangen en laten zien wat je daar mee doet. Ook als de posities/rollen niet hetzelfde of gelijkwaardig zijn.

Het is daarbij goed en nodig dat we ons realiseren dat ons handelen gevolgen heeft voor inwoners en ondernemers. Dat het invloed heeft op de relatie van inwoners met ‘de gemeente’ als geheel én op het beeld dat van ‘de gemeente’ als geheel bestaat. En dat het dus ook invloed heeft op onze collega’s.

Vanuit 3 sporen werken we aan:

1. Van de stad en voor de stad (van participatie en partnerschap)
2. Samen met de raad (samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie)
3. We komen er samen uit (vanuit open grondhouding contact met inwoners, ondernemers en collega’s benaderen)

We maken soms onvoldoende de belangenafweging vanuit verschillende invalshoeken, waardoor klachten, bezwaren en onnodige juridische procedures volgen. Niet het nalopen van de standaardprocedure maar het zoeken naar een maatwerkoplossing vanuit een open grondhouding is nodig (spoor 3). De lessen uit Toermalijn en de langlopende dossiers laten zien dat we hier nog stappen in moeten zetten.
In het proces van de leersessies naar aanleiding van de casus Toermalijn, waar de gemeenteraad een zienswijze over zal geven (2020/6545), wordt uiteengezet op welke manier de organisatie invulling geeft aan deze afspraak en het continue leerproces. Samengevat gaat het om twee zaken:
Ten eerste wordt in het begin 2019 gestarte organisatie brede leiderschapstraject (voor alle afdelingshoofden en sectorhoofden)  zowel de grondhouding, als de leeropgave vanuit de leersessies meegenomen en expliciet een plek gegeven. Dit leidt niet tot extra kosten.
Ten tweede wordt dit gekoppeld aan de organisatie ontwikkeling en de focus op werken aan een opgave en de kwaliteit van interprofessioneel werken – zowel tussen medewerkers binnen de organisatie, als met partners en inwoners buiten de organisatie.
De basis voor de actualisatie van de Zaanse Factor C is gelegd. Komende periode worden de bijbehorende tools verder beschikbaar gesteld. Hieronder valt ook het participatie-instrumentarium. De inzet van online participatietools wordt door de komst van het coronavirus in een versnelling gebracht.

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

We brengen in kaart in hoeverre we de dienstverlening, processen en systemen op de Wet open overheid moeten aanpassen. Deze impactanalyse is later dit jaar klaar. We verwachten een bijdrage van het Rijk om de aanpassingen uit te voeren en voor de extra structurele taken. Bij de impactanalyse nemen we de vraag mee of deze bijdrage voldoende is.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

SROI
In het geactualiseerde regionale SROI beleid, dat in voorbereiding is in de regio, heeft inkopen bij erkende sociale ondernemingen waaronder Werkom een duidelijke plek. We zien al dat actieve advisering over sociaal inkopen bij Werkom meer en andere opdrachten voor Werkom oplevert.
Daarnaast maken we de administratie rondom social return voor werkgevers makkelijker. In 2020 gaan ondernemers hun SROI invulling in de nieuwe online applicatie registreren, net als in de arbeidsmarktregio’s Groot Amsterdam en Zuid-Kennemerland en IJmond. De Social Return Desk monitort hiermee de SROI invulling gedurende het contract en voorziet de contractmanagers van informatie en advies voor hun resultaatgesprekken.

Duurzaamheid
Sinds januari 2020 nemen we bij elke meervoudige aanbesteding in de grond-, weg- en waterbouw de CO2-prestatieladder als gunningscriterium mee. Hoger scoren op deze ladder levert gunningsvoordeel op.
In het moederbestek wordt voor betonstraatstenen, betontegels en betonbanden een minimale eis van 15% secundaire grondstoffen geëist.

Op dit moment verminderen we de producten voor eenmalig gebruik daar waar het kan en vervangen we noodzakelijke eenmalige producten voor een duurzamere variant. Een voorbeeld is het vervangen van plastic door papieren rietjes. Een ander voorbeeld is het stoppen van het gebruik van plastic waterflesjes in de catering voor het bestuur. Daar staat nu een waterapparaat voor gekoeld, bruisend en heet water.

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
We starten met een vitaliteitsprogramma. Dat richt zich aan de ene kant op het terugdringen van verzuim. Leidinggevenden en P&O adviseurs krijgen een training verzuimbegeleiding en intervisie. Vitaliteitsbeleid is echter vooral ook preventief van aard. Het accent ligt daarom aan de andere kant op het voorkomen van uitval van medewerkers en het versterken van hun werkvermogen en werkplezier. Voor medewerkers worden daarom ‘energiek werken’ workshops georganiseerd tijdens de summerschool.

Het verzuimpercentage daalt langzaam sinds 2018. Het is belangrijk hier aandacht voor te houden. Het verzuimpercentage tot en met 11 maart 2020 is 5,6%. Dit is ondanks het coronavirus nog 0,9% lager dan het eerste kwartaal 2019.

Doel 5: De organisatie van Zaanstad werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

In 2020 ontwikkelen we een strategisch HRM-kader. Het worden en blijven van een inclusieve organisatie krijgt hierin een belangrijke plek. Uitgangspunt is de waardering van de kracht van het verschil. Dit levert een bijdrage aan de diversiteit en inclusiviteit van de organisatie en zorgt voor een omgeving waarin ieders talent ontplooid kan worden (aantrekkelijk werkgeverschap) en waarin verschillende perspectieven, invalshoeken en belangen gehoord en gewaardeerd worden (democratische kwaliteit). 
In de communicatie naar medewerkers benadrukken we dit steeds. We zijn er op gericht teams zo samen te stellen dat deze bestaan uit mensen met verschillende taken, rollen, ervaringen en perspectieven. Uitgangspunt is dat iedereen zich in het team gehoord, begrepen en gewaardeerd voelt. We hebben hierbij oog voor het ongemak dat dit kán opleveren en maken ruimte om hier het gesprek over te blijven voeren. Zonodig ondersteund met collega’s die als objectief gespreksleider kunnen worden ingezet.  Vanzelfsprekend is de inclusieve organisatie ook onderdeel van het leertraject voor leidinggevenden.
De dilemma training “Morele oordeelsvorming” biedt een theoretisch kader om het goede gesprek over normen en waarden in een team te blijven voeren. Iedere medewerker krijgt deze training in een herhaling aangeboden

De meeste leidinggevenden hebben de training selecteren zonder vooroordelen gevolgd. Alle recruiters en P&O-adviseurs hebben deze gevolgd. Als vervolgstap draaien we geheel 2020 mee in een pilot van het ministerie van SZW in samenwerking met TNO, waarbij we de selectie van 20 vacatures op een andere manier gaan uitvoeren. Dit doen wij samen met 9 andere grote werkgevers, om samen te leren hoe we de diversiteit van onze organisatie kunnen vergroten.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

In het DataLab wordt gewerkt aan oplossingen voor vraagstukken op de volgende gebieden: bewindvoering, kwetsbare burgers, gezondheid Poelenburg/Peldersveld en huiselijk geweld.